Organizar un evento puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza hasta para el
más erudito en la materia. Muchos de los errores que se cometen son bastante comunes, sobre todo en estos tiempos de apretarse el cinturón, ahorrar gastos y recursos humanos. Sin embargo, si ésta es la situación y no podemos hacer nada por remediarlo, es entonces cuando necesitamos ser más rigurosos con nuestra planificación. Así que, si estás pensando en organizar un evento, párate a pensar un momento si puedes estar cayendo en algunos de estos errores y evítalos a toda costa:
La famosa frase: “Todo sobre la marcha”
Cuántas veces no la hemos escuchado o dicho…Bien sea por falta de tiempo, exceso de confianza en nuestra capacidad de improvisación o en el azar, es una frase que no es muy amiga de la planificación, por lo tanto, no es recomendable aplicarla a la hora de organizar eventos. Mucho menos cu
ando está en juego nuestro prestigio como empresa y nuestros recursos.
La planificación debe desarrollarse en todos los niveles de organización, incluyendo las plataformas online y redes sociales, si las utilizamos en nuestra campaña. Hay muchos casos de fracaso en las redes sociales debido a la falta de planificación por lo que deberíamos tener especial cuidado al gestionarlas.
Una mala impresión o decepción por parte de nuestro público objetivo puede destruir fácilmente nuestra reputación como empresa, pues los comentarios se riegan como la pólvora en internet y de llegar a ocurrir, sería muy difícil dar marcha atrás.
Objetivos difusos y demasiado amplios
No tener claro los objetivos también trae graves consecuencias porque terminaremos dando palos de ciego sin saber bien qué buscamos y el alcance real de nuestras posibilidades. El no tener una meta clara y bien definida, crea ambigüedad, problemas en la comunicación y ejecución de las funciones de nuestro equipo de trabajo.
Si hemos definido los objetivos, pero son demasiado genéricos y amplios, tampoco nos servirá mucho, pues la realidad de lo que estamos en la capacidad de hacer y de lo que se necesita para hacerlo, puede ser muy distante de lo que hemos planteado. La realidad nos puede hacer poner los pies sobre la tierra en el momento menos oportuno…
Target mal definido
¿No sabemos bien a quiénes queremos llegar con nuestro evento? Elegir la vía fácil de “a todos” para responder esta pregunta puede costarnos muy caro. Cada segmento de público tiene sus características y necesidades, así que no se deberían meter en el mismo saco…
Si nos apresuramos, por ejemplo, a lanzar una campaña de información online a un público que no suele acceder mucho a internet y cuyos hábitos de consumo no están en la red; con seguridad habremos perdido nuestro esfuerzo y presupuesto. Hay que tomarse el tiempo justo entonces, para investigar bien quiénes podrían estar interesados en lo que queremos organizar y cómo llegar a ellos.
Falta de difusión del evento
Dejar la difusión para la última semana puede que sea demasiado tarde. Corremos el riesgo de que la gente se entere cuando ya han hecho otros planes para la fecha prevista o que ni siquiera se lleguen a enterar. Es conveniente, por tanto, plantear una estrategia de difusión desde el principio, y recurrir a todos los canales que estén a nuestro alcance de acuerdo a nuestros objetivos: Bases de datos, contactos propios y empresariales, clientes actuales o potenciales, plataformas digitales, etc. De esta manera, nos aseguramos de que en las últimas semanas nuestro público esté informado y sólo sea cuestión de enviar recordatorios o acciones de refuerzo para confirmar lo que más podamos a nuestros invitados.
No considerar los aspectos técnicos de nuestro evento
Que el equipo no funciona, el micro hace ruido, el proyector no proyec
ta o el formato de nuestrapresentación no es compatible en el ordenador que nos prestaron; son las causas más comunes para que fracasen muchos eventos, cuando no hemos considerado con tiempo, los aspectos técnicos de nuestra programación. Hay que revisar, por tanto, hasta el último de los detalles en ese sentido y no escatimar en hacerlo con una persona competente en la materia.
¡2+2 no son 10!
No ser conscientes la cantidad de personas con las que contamos para la realización del evento, suele también ser un error bastante frecuente. Generalmente ocurre cuando hemos sido demasiado ambiciosos en nuestros objetivos y hemos llenado de actividades nuestra programación sin pensar bien en lo que implica un correcto desarrollo de cada una… El resultado de esta situación suele ser para el equipo de trabajo, el sentirse desbordados, errores en la ejecución, falta de atención y la cancelación a última hora de acciones programadas.
¿Se necesitaban permisos?
Pequeño detalle que muchos olvidan con no tan pequeñas consecuencias. Tener todo el evento listo y que las autoridades no te permitan desarrollarlo, puede resultar bastante frustrante. Es indispensable cerciorarse con los organismos competentes sobre el tipo de licencias que se requieren sin omitir ninguna de las características del evento. Por ejemplo: Si se piensa instalar una zona gastronómica con salida de humos, música en vivo, etc. Hay que tener especial cuidado cuando alquilamos un local para el evento y leer la letra pequeña en cuanto a lo que tiene cubierto o no en este sentido, para ver si nos conviene su alquiler, o para gestionar lo que falte con suficiente antelación.
Teniendo muy en cuenta estos 7 errores, que además suelen ser los más comunes, evitaremos muchos dolores de cabeza a la hora de plantear nuestro evento, pensando precisamente en lo necesario para evitarlos.
¿Se te ocurren otros errores que podríamos evitar? ¿Has caído en alguno de estos errores?, y de ser así, ¿ cómo lo has enfrentado?
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