¿Cuáles pueden ser los puntos más importantes que deberíamos tener en cuenta a la hora de organizar un evento para que sea exitoso? Aunque el éxito siempre es un factor incierto por mucha experiencia que se tenga en el tema, hemos seleccionado los factores que consideramos más relevantes para conseguirlo:
- Establecer unos objetivos claros: No es suficiente con tenerlos en la cabeza y aunque nos
parezca tedioso sentarnos a reflexionar sobre ellos, definitivamente es un paso ineludible que debemos dedicarle el tiempo que se necesite para definirlos bien y por escrito. Debemos tener claro hacia dónde vamos y qué queremos conseguir, los recursos económicos y humanos con los que contamos o el target al que nos dirigimos. Teniéndolo bien definido, sabremos hasta dónde podemos llegar, evitando divagaciones, improvisaciones o metas ambiciosas que nos harán sentir desbordados.
- Definir correctamente el contenido y formato del evento: Hoy en día existen muchas fórmulas para hacerlo, pero debemos pensar siempre primero en el público al que nos dirigirnos y lo que mejor podría atraerles e interesarles. Por ejemplo: Desayunos, tertulias, reuniones de networking, fiestas, etc.
Conforme a los objetivos que nos hemos marcado, crear los puntos que desarrollaremos en el evento y definir ponentes, actividades y materiales que necesitaremos. Hacer un guión lo más realista y acertado posible, con tiempos de intervención o duración de cada actividad, y concertar con suficiente antelación los ponentes o participantes en el programa.
- Elegir cuidadosamente la fecha y lugar del evento
Tomarse un tiempo investigando qué otros eventos similares se realizarán en la fecha que queremos y si nos puede afectar o no la asistencia a nuestro evento. También es esencial tener en cuenta la previsión metereológica, sobre todo para los eventos al aire libre, así como las temporadas vacacionales y días festivos.
Un puente de verano en Sevilla, por ejemplo, no sería a priori, una fecha muy acertada para organizar un evento en la ciudad, pues está visto y comprobado que mucha gente aprovecha esos días para refugiarse del calor en la playa. Todo depende, no obstante y como hemos dicho, de los objetivos que nos hayamos planteado.
Otro aspecto a tener en cuenta que muchas veces se pasa por alto y que le ha dado el disgusto a más de uno: Las licencias que necesitamos para realizar el evento. Si es en un espacio público, los seguros de responsabilidad civil, permiso del SGAE si vamos a utilizar música y todos los permisos que pudiesen necesitarse.
- ¿Quién hace qué?
Saber exactamente con quiénes contamos para ejecutar el evento y asignarles funciones. Es muy práctico hacer un cuadrante, por ejemplo, con el guión del programa e ir asignando funciones y responsables de la ejecución de cada punto. Desde la preparación y logística, hasta la atención durante y después del evento. La idea es en lo posible no dejar cabos sueltos y llevar un control de todo el proceso de ejecución.
En este punto también deberíamos saber ya si necesitamos contratar personal de apoyo para la correcta atención o el desarrollo de las actividades como azafatas y promotores, camareros y camareras, maestros de ceremonia, cocineros, animadores, etc.
Siempre es útil, por ejemplo, hacer un check list con todo lo que necesitamos para la organización y ejecución del evento e ir tachando conforme vayamos cumpliéndola. Esto nos ayudará a que no se nos olviden aspectos importantes que habíamos considerado inicialmente.
- Crear una estrategia de comunicación y difusión del evento
De nada nos sirve haber previsto los puntos anteriores si nadie se entera del evento. Es un punto que requiere mucho trabajo previo e incluye:
Envío de invitaciones con un mes más o menos de antelación, difusión y generación de participación en redes sociales_ dependiendo de la magnitud del evento_ elaboración de notas y convocatorias de prensa, recursos promocionales, decoración y señalética.
Es muy importante acudir siempre a nuestras bases de datos y enviar invitaciones por email también. En el caso de organización de jornadas, tratar de concertar los asistentes con suficiente antelación mediante inscripción previa.
En conclusión, con unos objetivos claros, un contenido interesante para nuestro target, una fecha y lugar adecuados, el personal necesario y organizado, junto con una estrategia de comunicación efectiva; tendremos todos los ingredientes para que nuestro evento sea todo un éxito.
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¿Qué otros aspectos destacarías tú? ¿Alguna otra recomendación que podamos aportar?
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