Organizar un evento de inauguración para promocionar de manera efectiva un negocio, es un paso imprescindible para hacer pública su existencia y tener la mayor repercusión posible en sus clientes potenciales desde el principio. En muchas ocasiones no se le dedica el tiempo o el presupuesto necesario para llevarlo a cabo, pero es un error ya que es una oportunidad única para darlo a conocer y causar un impacto positivo en nuestro público. Con mucho o poco presupuesto, lo más importante es la creatividad, una buena planificación y fijarnos unos objetivos claros para que la inauguración de nuestro negocio no pase desapercibida.
Aquí te presentamos algunos pasos importantes a tener en cuenta para que la inauguración de tu local o negocio sea todo un éxito y te detallaremos un caso real tomando como ejemplo la inauguración de la Clínica estética Verkomed la cual organizamos y gestionamos de manera integral.
Organizar una inauguración paso a paso…
1. Definir objetivos y presupuestos del evento
Es el primer paso para saber claramente con lo que contamos y plantear todo lo demás conforme a ello. Los objetivos que nos fijemos deben ser realistas al igual que tener claro un presupuesto global aproximado. Si la inauguración va a ser abierta para todo el que se acerque o privada con un grupo de personas invitadas. Debemos por tanto, hacer esta reflexión y preguntarnos qué es lo que más nos interesa. De ello dependerán las estrategias y priorización de las acciones.
2. ¿Cuándo? ¿Dónde? y ¿A qué hora?
Aunque suene un poco obvio, es una gestión que debemos dedicarle también tiempo y reflexión. La fecha de la inauguración es muy importante y debemos asegurarnos de que sea cómoda para garantizar la máxima asistencia de nuestro público objetivo. No es lo mismo realizar la inauguración del negocio en un puente, que entre semana o fin de semana corriente. Debemos intentar que nuestro evento no coincida con fiestas locales u otros eventos importantes en la ciudad.
De la misma manera, tener cuidado con el horario del evento de inauguración. Que sea una franja horaria en la que la mayoría de nuestro público no esté trabajando.
El lugar donde desarrollaremos la inauguración es también prioritario cerrar con suficiente antelación si no es en nuestro propio local y escoger el espacio adecuado, teniendo en cuenta la época del año, el tipo de público y concepto de negocio.
3. ¿A quiénes vamos a invitar ?
Nuestro publico objetivo es el pilar de toda nuestra estrategia y acciones posteriores. Es importante determinar si será una inauguración abierta al público o, por el contrario, cerrada a un grupo exclusivo de invitados. Dependiendo de lo que queramos conseguir, nuestro presupuesto y el tipo de negocio, analizaremos si nos conviene de una forma o de la otra. Si es un evento con invitaciones, debemos plantear con tiempo el diseño de éstas y enviarlas con suficiente antelación. Posteriormente, no te olvides de confirmar la asistencia y más aún si has invitado a autoridades públicas y personas destacadas con agendas apretadas.
4. La estructura de la inauguración
Una vez tenemos claro nuestro público, el presupuesto, la fecha y hora de la inauguración, comenzamos a diseñar la estructura. La pregunta que tenemos que hacernos entonces es: ¿Qué le gustaría a mis invitados? ¿Cómo los puedo sorprender? En este punto siempre nos gusta hacer hincapié en la importancia del factor sorpresa, algún elemento que realmente capte la atención del público y haga que quede en su memoria con la imagen de nuestra marca o lo que queramos promocionar. Salirse de lo predecible en las típicas inauguraciones de cinta y tijera, y lograr impactar con algo diferente. Esto lo podemos conseguir dejando volar un poco nuestra imaginación y poniéndonos en el lugar de quien ha sido invitado. Siempre teniendo presente que debe estar muy relacionado con nuestro concepto de negocio. Algunas ideas podrían ser un pequeño espectáculo de baile, vehículos publicitarios utilizados como stand, food trucks, cantantes, representaciones teatrales, un flashmob, entre muchas otras posibilidades. Se trata de ofrecer una verdadera experiencia sensorial en nuestro público que ayude en la promoción de nuestro negocio a través del boca a boca también.
Tomando como ejemplo un caso real desde nuestra experiencia, podemos mencionar la inauguración de la Clínica Estética Verkomed, la cual organizamos de manera integral en Sevilla. Un evento limitado a un público exclusivo de 150 personas donde queríamos crear un verdadero impacto visual con la marca y sus servicios. Ese factor sorpresa del que hablábamos lo conseguimos en este caso, mediante la utilización de un autobús inglés Routemaster de los años 60’s decorado con una gran lona diseñada y serigrafiada para la ocasión. Además de soporte de publicidad, se usó como punto de office, coctelería y aperitivos.
En este sentido, resaltamos la decoración como factor clave también para la inauguración. Tener claro el estilo de negocio que queremos proyectar y su imagen corporativa. Los colores y logo relacionados en cada detalle decorativo.
Durante el desarrollo del evento, dinamizamos el espacio con música en directo y espectáculo de contorsionistas. Estas últimas presentaciones destacando el cuidado del cuerpo como hilo conductor acorde con la filosofía de la clínica.
Otra parte importante de la estructura es la posibilidad de incluir el servicio de catering durante el evento, que para el caso, contratamos de tipo cóctel con entrantes variados y un servicio exclusivo de ostras en directo. También son comunes en las inauguraciones otros tipos de especialidades como venenciadores, cortadores de jamón, etc., Es indispensable en todo caso, saber el personal de apoyo que necesitaremos: Camareros/as, azafatas/os, montadores, etc., y contratarlo con antelación.
Tener clara la secuencia de la inauguración es un factor crucial. Cómo vamos a comenzar, cómo se va a desarrollar y cómo vamos a terminar. Dependiendo del negocio, podemos preparar ofertas de productos, regalar detalles relacionados a los invitados, etc. Una vez lo tengamos todo definido, es hora de difundir nuestro evento de inauguración a través de nuestros perfiles sociales en internet, material publicitario, whatsapp y medios de comunicación, conforme a nuestras posibilidades, presupuesto y red de contactos. Es un paso muy importante para que el evento trascienda y logremos dar a conocer nuestro negocio a un público más amplio.
Por último, rodearte de buenos colaboradores que te ayuden a poner todo en marcha y cumplir tus objetivos. En este sentido, si prefieres no estar solo en toda esta aventura, ¡cuenta con nosotros! En Plaqué te podemos ayudar en lo que lo necesites, a organizar de manera parcial o total tu evento de inauguración con el compromiso de conseguir que sea todo un éxito 🙂
