Cómo organizar un evento deportivo paso a paso

Organizar eventos deportivos está de moda y lo va a seguir estando.  De hecho, es una de las estrategias más exitosas para fortalecer y reforzar la imagen de una marca o empresa.  Sin embargo, emprender la tarea de organizar un evento deportivo puede resultar bastante tedioso si no establecemos una planificación clara, con los mecanismos y herramientas adecuados desde el principio, acordes a su tipología. 

Por esta razón, y para darte un poco de luces sobre el asunto,  en este artículo hemos intentado resumir los principales puntos que deberías tener en cuenta a la hora de organizar cualquier evento deportivo del que quieras sentirte orgulloso/a…¡A por ello!

PASO 1:  Definir bien los objetivos del evento deportivo

Parece obvio, pero precisamente por eso,  mucha gente se lo salta.  Hay que tomarse el tiempo necesario para definirlos y escribirlos junto con el público al que queremos llegar. En este punto, elaborar una planificación es esencial para que nos sirva como hoja de ruta, teniendo en cuenta además, el presupuesto con el que contamos. Esto nos ayudará a no dispersarnos y asentará las ideas para quedarnos sólo con las que a nuestro juicio van a poder cumplir mejor con lo que nos hemos propuesto.  Es también una buena forma de validar que el tipo de evento corresponda con los objetivos.

PASO 2:  ¿Qué tipo de deporte elegir para el evento?

Dependerá precisamente del público al que queremos llegar con nuestro evento deportivo.

Las categorías varían mucho si nos dirigimos a niños, jóvenes o adultos. El abanico de posibilidades es bastante amplio: Carreras populares, atletismo, ciclismo, natación, fútbol, kayak, running, senderismo y muchas más. 

Hay que dejar volar la imaginación siempre y cuando tengamos claro el norte a donde queremos llegar y nuestras posibilidades.  

PASO 3: Fecha del evento deportivo e instalaciones

Es muy importante ver en el calendario la oferta de eventos deportivos de nuestra zona para evitar que se solapen o que pueda afectar la asistencia por otras actividades similares.  No olvidar los factores climáticos en la época que queremos elegir y determinar el horario conforme a ello también.

En este punto hay que buscar unas instalaciones adecuadas y enterarnos de los requisitos para formalizar la reserva y con cuánto tiempo de antelación enviar la solicitud . Si son recintos cerrados o abiertos como pistas deportivas, escenarios naturales, salones especiales, etc.

Un aspecto fundamental es cerciorarnos de que las instalaciones tienen el equipamiento necesario para las necesidades del evento y un buen servicio de mantenimiento, si fuese el caso.

PASO 4:  Solicitar los permisos, licencias y seguros

Uno de los pasos principales es informarse y solicitar con tiempo suficiente todas las licencias y seguros necesarios de acuerdo al tipo de evento deportivo.  Pueden ser permisos de uso de la vía pública, uso de instalaciones en la naturaleza, seguro de responsabilidad civil, fijación de carteles, venta de comida y bebida, seguro médico, ambulancia, etc.  Definir también un plan de acción en caso de emergencias con los operativos que la dimensión de tu evento necesite.

PASO 5: Contratación de personal especializado

En muchas ocasiones necesitaremos contratar personal extra de apoyo para nuestro evento.  Por ejemplo, para la venta de entradas en taquilla, servicio de camareros/as durante entrega de premios, servicio de azafatas/os para orientar al público o promover el evento; monitores/as, árbitros, jueces, fotógrafos, personal de limpieza, montadores de estructuras como puntos de información, carpas de promoción, elementos de visibilidad de la empresa y todo aquello que consideremos necesario para el correcto desarrollo de la actividad, conforme a nuestro límite de presupuesto y estrategia de marketing.

PASO 6:  Diseño de material de identificación

Necesitaremos elaborar elementos de identificación del personal,  de los jueces, de los organizadores y participantes.  También  la señalética que requiera nuestro evento para que todo quede claro desde el principio, la distribución del espacio, el funcionamiento y mecánica de éste.

PASO 7:  Difusión e invitaciones

Aquí es donde todo cobra vida, cuando estamos listos para comunicar y promocionar nuestro evento.  Debemos elegir los mejores canales para hacerlo y apoyarnos en el marketing online y offline. Las campañas de facebook suelen ser una estupenda opción por su bajo costo y alcance social, pero todo dependerá de nuestro público objetivo.  Recurrir a nuestra agenda de contactos, así como enviar invitaciones especiales a las autoridades oficiales, patrocinadores y colaboradores.  Necesitaremos también elaborar flyers, cartelería, entradas físicas y cualquier otro objeto de promoción.  Prever con tiempo las fechas de entrega de imprenta y artes finales.

PASO 8: Gestión de Medios de Comunicación

Convocar a los medios de comunicación y facilitarles toda la información sobre el evento es otro aspecto fundamental a tener en cuenta. Organizar entrevistas, ruedas de prensa y asignar a los periodistas un buen espacio durante el desarrollo de la actividad para favorecer su repercusión. Por algo los medios de comunicación tienen el poder de dar notoriedad y relevancia a los eventos que cubren.

PASO 9: Evento sostenible y ecológico

Por último, pero no menos importante, es poner en marcha buenas prácticas de control ambiental con nuestro evento.  Optimizar los recursos, la energía, reducir al máximo posible el uso de plásticos y sustituirlos por materiales compostables, facilitar suficientes papeleras, entre otras medidas que ayuden a preservar nuestro entorno.  Esto, además de ser positivo para la repercusión ecológica de nuestro evento, siempre será un plus para nuestra reputación e imagen de empresa. 

Finalmente, éstos son los puntos más destacados para organizar un evento deportivo en condiciones. Podríamos hacer un checklist con ellos para ir verificando todos los aspectos importantes antes del gran día. ¿Cuáles más añadirías tú?…

Si aún así no tienes tiempo de ocuparte de todo esto, en Plaqué siempre estaremos a tu disposición para echarte una mano en la medida que nos necesites.  Podemos ayudarte con el personal para tu evento, la producción,  el montaje o cualquier servicio que requieras. No dudes en contactarnos 🙂